Wat is 3-way matching?
3-way matching is een belangrijk controlemechanisme dat bedrijven gebruiken om ervoor te zorgen dat betalingen aan leveranciers kloppen en gerechtvaardigd zijn. Het proces vergelijkt drie documenten met elkaar: de inkooporder, de pakbon (of ontvangstbewijs) en de factuur. Dit helpt om fouten te ontdekken en te voorkomen dat je te veel betaalt of betaalt voor goederen die je niet hebt ontvangen.
Hoe werkt 3-way matching?
Het 3-way matching proces verloopt in de volgende stappen:
- Inkooporder (Purchase Order - PO): Dit document wordt door jouw bedrijf naar de leverancier gestuurd en bevat details over de bestelde goederen of diensten, inclusief hoeveelheden en prijzen.
- Pakbon (Packing Slip of Delivery Note): De leverancier voegt de pakbon bij de zending. Dit document bevestigt de geleverde goederen en vermeldt de hoeveelheden en de staat van de items. Jouw bedrijf gebruikt dit document om te controleren of alles wat besteld is, daadwerkelijk is ontvangen.
- Factuur: De leverancier stuurt een factuur naar jouw bedrijf voor de geleverde goederen of diensten. De factuur bevat de prijzen en hoeveelheden zoals afgesproken in de inkooporder.
Vergelijkingsproces
In het 3-way matching proces vergelijk je deze drie documenten om ervoor te zorgen dat: • De hoeveelheden op de inkooporder overeenkomen met die op de pakbon en de factuur. • De prijzen op de inkooporder overeenkomen met die op de factuur. • De goederen die op de pakbon staan, daadwerkelijk zijn ontvangen en in goede staat verkeren. Als alle gegevens overeenkomen, kun je de factuur goedkeuren voor betaling. Als er discrepanties zijn, moet je deze onderzoeken en oplossen voordat je de betaling uitvoert.
Zie dit artikel voor een nuance op 3-way matching.
