Peppol-verplichting in België: wat moet je weten voor 2026
**Vanaf 1 januari 2026 verandert er iets fundamenteels in de manier waarop Belgische bedrijven facturen uitwisselen. Vanaf dat moment is het namelijk verplicht om B2B-facturen in een gestructureerd elektronisch formaat te verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk. Met andere woorden: pdf’s en papieren facturen zijn dan verleden tijd. In deze blog leggen we je uit wat de Peppol-verplichting precies betekent, welke impact dit heeft op jouw organisatie en hoe je je nu al kunt voorbereiden. **
wat houdt de Peppol-verplichting in?
Peppol is hét Europese netwerk voor veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van facturen en andere documenten. België kiest er, net als steeds meer landen, voor om dit netwerk verplicht te stellen voor B2B-facturatie. Concreet betekent dit dat je vanaf 2026 geen facturen meer via pdf of post kunt versturen naar zakelijke klanten. Facturen moeten in een UBL/Peppol BIS-formaat worden aangeleverd, zodat ze automatisch verwerkt kunnen worden in de boekhouding van je klant. Dit maakt factureren sneller, foutloos en fraudebestendiger.
wat gebeurt er als je niet klaar bent?
Uitstellen is geen optie, er komt geen overgangsperiode. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle bedrijven Peppol-facturen kunnen verzenden én ontvangen. Bedrijven die hier niet aan voldoen, riskeren boetes: de eerste overtreding kan €1.500 kosten, bij een tweede overtreding €3.000, en vanaf de derde overtreding loopt de boete op tot €5.000. Daarnaast kan het zijn dat facturen simpelweg niet meer geaccepteerd worden.
Ook vraagt de wetgeving om enkele technische aanpassingen. Zo moet de btw voortaan alleen op het totaalbedrag van de factuur worden afgerond, en niet per regel. Veel boekhoud- of ERP-systemen moeten hiervoor worden aangepast.
voor wie geldt de verplichting?
Hoewel ViDA erop gericht is om e-facturatie volledig te harmoniseren in de EU, mogen lidstaten die op 1 januari 2024 al rapportageverplichtingen voor lokale transacties hadden of hiervoor gevorderde plannen hadden, deze lokale verplichtingen in de huidige vorm behouden. Hierdoor krijgen ondernemers met vestigingen in verschillende landen ook na 1 juli 2030 te maken met onderling afwijkende factuur- en rapportageverplichtingen.
Verschillende EU-lidstaten lopen al vooruit op de implementatie van ViDA en hebben stappen gezet richting verplichte e-facturatie en digitale rapportage. Italië is hierin een pionier en heeft sinds 2019 e-facturatie verplicht gesteld voor binnenlandse transacties. Polen heeft het nationale e-facturatiesysteem KSeF ingevoerd en stelt de komende jaren e-facturatie verplicht voor alle ondernemers. Spanje werkt aan de landelijke uitrol van een systeem voor real-time factuurrapportage, en Frankrijk breidt zijn e-facturatieplatform Chorus Pro uit naar B2B-transacties. Duitsland bereidt zich ook voor op de invoering van e-facturatie met concrete plannen en pilots en in België wordt e-facturatie via het Peppol netwerk per 1 januari 2026 verplicht voor alle B2B facturatie.
Waarom deze verandering?
De Belgische overheid zet hiermee een stap naar een toekomstbestendige en efficiëntere economie. Elektronische facturatie:
- bespaart tijd en geld,
- voorkomt fouten,
- vermindert de kans op fraude,
- maakt processen transparanter.
Wij zien bij onze klanten nu al dat facturatie via Peppol veel voordelen biedt, zelfs voordat het verplicht is.
Hoe kun je je voorbereiden?
Onze tip: begin vandaag al met voorbereiden. Breng eerst in kaart hoe jouw facturatieproces er nu uitziet. Werk je nog veel met pdf’s of papieren facturen? Dan is het slim om zo snel mogelijk over te stappen op een oplossing die Peppol-ready is.
Bij eConnect helpen we bedrijven en softwarepartners bij de implementatie. Wil je weten hoe jouw bedrijf zich het beste kan voorbereiden? Neem contact met ons op stuur een e-mail aan info@econnect.eu of bel ons op 088-4406633. Zo ben je op tijd klaar voor 2026.