PDF versturen via Peppol
**Peppol is inmiddels hét netwerk voor veilige en betrouwbare e-facturatie. Steeds meer organisaties zijn aangesloten en profiteren van de voordelen: minder fouten, snellere verwerking en gegarandeerde aflevering bij de juiste ontvanger. Toch zien we dat er nog veel softwarepakketten zijn die geen UBL- of Peppol-bestand kunnen genereren, maar alleen een factuur in PDF-formaat. Dat is lastig, want een PDF via Peppol versturen kan eigenlijk helemaal niet. **
waarom een pdf (eigenlijk) niet via Peppol kan
Een PDF lijkt misschien handig, maar het kent een groot probleem: de juistheid van de factuurgegevens is nooit gegarandeerd. Belangrijke velden zoals het factuurnummer, de totaalbedragen en de btw moeten worden herkend met scan- en herkenmethoden, en die geven nooit honderd procent zekerheid. Voor een netwerk dat draait om betrouwbaarheid en standaardisatie is dat simpelweg niet voldoende. Peppol wil er zeker van zijn dat facturen correct en volledig aankomen, en daarom is een los PDF-bestand in principe uitgesloten.
de uitdaging voor veel organisaties
Toch zijn er veel bedrijven die afhankelijk zijn van software waarin nog geen e-facturatiefunctionaliteit beschikbaar is. Zij kunnen hun facturen alleen als PDF aanmaken. Betekent dit dat zij buiten de boot vallen bij Peppol? Nee, want bij eConnect vinden we dat iedere organisatie toegang moet hebben tot digitale facturatie, ongeacht de beperkingen van hun softwarepakket. Daarom hebben wij een slimme oplossing ontwikkeld.
de eConnect oplossing: pdf toch via Peppol
Met onze aanpak kun je tóch een PDF via Peppol versturen, zonder dat dit ten koste gaat van de betrouwbaarheid. Het idee is eenvoudig: naast de PDF worden altijd de belangrijkste factuurgegevens apart vanuit de verzendende software meegegeven. Dat kan op twee manieren, via een beveiligde e-mail of via onze GenericSend API. In beide gevallen ontvangen wij niet alleen de PDF van je, maar ook de essentiële data die nodig is om de gegevens op de factuur te verifiëren met de facturatiesoftware.
Naast de essentiële data die nodig is om de factuur te verifiëren kunnen we dit uitbreiden met de data die de klant belangrijk vindt, zoals bijvoorbeeld een Ordernummer. Vervolgens zetten wij de PDF automatisch om naar een XML-factuur. Deze gegevens gebruiken wij als referentiepunt: we vergelijken ze met de informatie die uit de PDF is herkend. Zodra er verschillen zijn, bijvoorbeeld een afwijkend btw-bedrag of een verkeerd totaalbedrag, wordt de factuur geblokkeerd en ontvangt de verzender een duidelijke melding of statusupdate. Zijn alle gegevens correct, dan wordt de factuur veilig via Peppol doorgestuurd.
voordelen voor jouw organisatie
Organisaties die nog niet beschikken over een volledige e-facturatie oplossing, kunnen zo toch gebruik maken van Peppol. Dat levert directe voordelen op: je hoeft geen ingrijpende software-upgrade uit te voeren, je verkleint de kans op fouten aanzienlijk en je voldoet aan de steeds strenger wordende eisen van overheden en grote bedrijven die Peppol verplicht stellen. Bovendien helpt dit je om alvast stappen te zetten richting de toekomst, waarin UBL-facturen en e-facturatie de standaard zijn.
een stap richting toekomstbestendig e-factureren
Bij eConnect geloven we dat digitale facturatie voor iedereen bereikbaar moet zijn. Met onze oplossing voor PDF versturen via Peppol helpen we organisaties die nog niet klaar zijn voor volledige UBL-generatie om toch deel te nemen aan het Peppol netwerk. Zo maken we samen de overstap naar een wereld waarin facturen sneller, veiliger en foutloos verwerkt worden.
Wil je weten hoe jouw organisatie vandaag nog kan starten met het versturen van PDF-facturen via Peppol? Neem contact met ons op stuur een e-mail aan info@econnect.eu of bel ons op 088-4406633.