Minder fouten, meer controle: zo werkt digitale factuurverwerking

Het handmatig verwerken van facturen kost veel tijd, is foutgevoelig en maakt het moeilijk om het overzicht te bewaren. Digitale factuurverwerking biedt een efficiënte oplossing: facturen worden automatisch ingelezen, gecontroleerd en klaargezet voor betaling. Dit bespaart tijd, verkleint de kans op fouten en geeft jou en je team direct inzicht in de financiële administratie.

Wat is digitale factuurverwerking?

Bij digitale factuurverwerking worden facturen in een gestandaardiseerd digitaal formaat verzonden en ontvangen, bijvoorbeeld via UBL of netwerken zoals Peppol.

In plaats van pdf's of papieren facturen die handmatig moeten worden ingevoerd, worden digitale facturen direct herkend door je boekhoud- of ERP-software. Alle gegevens - zoals factuurnummer, bedrag, BTW en klantgegevens - worden automatisch verwerkt.

Voordelen: Minder handmatige invoer = minder kans op fouten Snellere verwerking en betaling Direct overzicht van alle openstaande facturen Compatibel met internationale klanten en leveranciers

Hoe werkt het in de praktijk?

Factuur ontvangen: Een leverancier verstuurt de factuur in een digitaal, gestructureerd formaat. Automatische herkenning: Je boekhoudsoftware leest de factuur en vergelijkt deze met eventuele orders of contracten. Controle en goedkeuring: Eventuele afwijkingen of ontbrekende informatie worden direct gemeld, zodat ze snel kunnen worden opgelost. Boeking en betaling: Zodra alles klopt, wordt de factuur automatisch geboekt en klaargezet voor betaling. Dankzij dit proces heb je realtime inzicht in je facturen en administratie, en voorkom je vertragingen of discussies met leveranciers.

Waarom overstappen?

Minder fouten: Geen typefouten of verkeerde bedragen meer. Snellere doorlooptijden: Facturen komen sneller bij de juiste persoon terecht en worden sneller betaald. Meer controle: Alles wordt overzichtelijk bijgehouden in je administratie. Toekomstbestendig: E-facturatie via Peppol wordt in veel Europese landen verplicht, bijvoorbeeld in België vanaf 2026.

Snel aan de slag!

Controleer je software: Veel moderne boekhoud- en ERP-systemen ondersteunen automatische factuurverwerking. Sluit aan op een netwerk: Voor internationale en Belgische e-facturen is een netwerk zoals Peppol noodzakelijk. Begin stapsgewijs: Start met enkele leveranciers of klanten om ervaring op te doen en schaal later op.

Door over te stappen op digitale factuurverwerking bespaar je tijd, verminder je fouten en krijg je beter inzicht in je administratie. Wil je vandaag al starten? Neem contact met ons op stuur een e-mail aan info@econnect.eu of bel ons op 088-4406633.